Работа многих субъектов бизнеса связана с использованием в их деятельности транспортных средств. Законодательством устанавливается, что использование автотранспорта, независимо будь то собственного или привлеченного по договорам аренды, требует специального документального оформления. Рассмотрим каким образом составляется путевой лист грузового автомобиля в 2019 году.
Если компания использует транспортные средства, то она должна организовать правильный учет показателей его работы.
Это необходимо не только для осуществления планирования затрат на его эксплуатацию, обоснованности налоговых расходов, но и для обеспечения безопасности машин как для работников компании, так и для третьих лиц.
Для этих целей субъекты могут разрабатывать и применять путевые листы, в которых отражается время работы транспорта, километраж, время простоев, количество перевезенного груза и т.д. Существуют рекомендованные Росстатом формы документов, которые подразделяются на два вида - 4-С и 4-П.
В путевом листе производятся отметки всех ответственных лиц, отвечающих за его безопасность, о допуске как самого автомобиля, так и водителя к работе. В данном бланке заправщик отражает количество топлива выданного на данную машину, а расчетчик определяет плановый и фактический его расход.
Внимание ! В этом документ водитель отражает подробный путь следования автомобиля, с фиксацией точных адресов. Это позволяет руководству определить как исполняются порученные задания и доказать клиентам, что соответствующие услуги оказаны.
Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену. При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов.
Виды путевых листов для грузовых автомобилей
В зависимости от того, какие используются показатели для осуществления учета работы автомобиля, выделяют две разновидности путевых листов – 4-С и 4-П.
Форма 4-П
Путевой лист 4-П применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок.
К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако, при его применении существует ограничение. Такой путевой лист может оформляться, если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.
Форма 4-С
Используется для оформления работы транспортных средств чаще всего именно данная форма 4-С. Она позволяет учесть сдельные показатели применения автомобиля.
Такой путевой лист применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.
Путевой лист грузового автомобиля бланк 2019 скачать бесплатно
Образец заполнения путевого листа в 2019 году
По форме 4-П
Лицевая сторона
Такой путевой лист используется, если водителю начисляется зарплата согласно почасовой системы оплаты. Он предназначен только для двух рейсов, и для их фиксации на бланке находятся два отрывных купона, которые оформляются и передаются заказчикам.
Заполнение бланка необходимо начинать с верхней части. В правом углу проставляется штамп компании. Далее, необходимо указать серию и номер документа, и дату когда он составлялся.
В графах левой части бланка записываются данные об автомобиле и водителе. Сюда необходимо внести марку машины, ее гаражный и госномер, Ф.И.О. водителя и данные его водительского удостоверения. Следом располагаются графы, где можно указать данные о прицепах, работающих вместе с машиной - их марку, госномер и гаражный.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма 4 с и 4 п)Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма 4 с и 4 п)
Оформление бланка является обязательной процедурой, которая регламентирована на законодательном уровне. Если компания оказывает услуги в сфере транспортировок на любых видах городского транспорта, то путевой лист оформляется ежедневно. Этот бланк должен находиться вместе с водителей в кабине транспортного средства. Если полицейские захотят проверить его, то он должен быть предъявлен вместе с правами и документами на транспортное средство. Изучить образец путевого листа грузового автомобиля можно на нашем портале.
Назначение
Бумагу необходимо оформлять не только по причине требований закона о ведении документации, но и по причине того, что этот бланк содержит важную информацию. В нем написаны технические особенности транспортного средства, последнее обслуживание и заправку. Также информация о водителе, его рейсе и времени трудового дня.
Исходя из этих данных, бухгалтерия начисляет заработную плату, поэтому важно правильно заполнить каждый пункт. Если в нем будут ошибки, то его можно признать недействительным. Все пункты должны быть заполнены в соответствии с данными, которые указаны в документации на автомобиль. Найти пример заполнения путевого листа грузового автомобиля можно на нашем сайте и сделать свой по аналогии.
Зачем нужна бухгалтерам информация, предоставленная в документе?
- Для начисления заработной платы водителю, исходя из сведений о почасовой работе;
- Для списания расходных материалов для амортизации транспортного средства и ГСМ;
- Для компенсации бензина или газа сотрудникам, которые используют личный транспорт для выполнения рабочих поручений.
Важно заполнить в соответствии с законодательными нормами, чтобы не возникло вопросов при начислении заработной платы. Посмотреть образец заполнения путевого листа 4 с можно на нашем сайте в любое время.
Бухгалтер предприятия обязан хранить бумаги каждого водителя не менее 5 лет. Он оформляется ежедневно, в отдельных случаях возможно оформление на срок до 1 месяца. Важно возвращать документ бухгалтеру после рабочего дня.
Особенности документа
Если во время работы проводится транспортировки материальных ценностей, то в путевой бланк обязательно вносятся данные товарных накладных. Это делается для проверки целостности и количества груза, который был доставлен. Оформлением занимается диспетчер перед началом работы. Обязательна подпись диспетчера, водителя и бухгалтера.
Листы формы 4 п и N4
Путевые бланки формы 4 п и N4 оформляются и выдаются водителю под расписку на 1 рабочий день. При этом новый документ можно получить только при условии сдачи предыдущего файла. В нем обязательно должна быть указана дата оформления, штамп, печать организации и подписи.
Бланк должен соответствовать государственному стандарту. Ответственность за правильность заполнения данных несет руководитель компании, а также все, кто участвует в заполнении бумаги. Поэтому важно изучить образец заполнения путевого листа 4 п, который есть на нашем сайте. Эти документы хранятся в организации вместе с транспортными накладными минимум 5 лет.
Предприятия, имеющие грузовой автотранспорт, при его использовании обязаны заполнять путевой лист транспортного средства. Он должен быть при водителе во время поездки вместе с другими необходимыми документами. Существует две формы данных документов, которые применяются авто перевозчиками.
Законодательство не устанавливает обязательной формы путевого листа, поэтому предприятия могут самостоятельно разрабатывать его, соблюдая обязательные требования к бухгалтерским документов и правила Минтранса РФ.
Росстат утвердил две его разновидности – типовая межотраслевая форма 4 п, применяемая при повременной оплате работы машины, и , используемая при сдельной. Фирмы могут в своей деятельности применять обе эти формы.
При осуществлении доставки груза используется первая форма путевого листа 4 п, которая также включает еще два отрывных талона. Они являются основанием при выставлении счетов контрагентам на оплату за услуги.
Путевой лист автомобиля выписывается ответственными в компании должностными лицами, фиксируется в журнале регистрации. В нем должны сделать отметки механик, медик, заправщик, и в ходе выполнения задания, сам водитель, а также представители стороны заказчика. При транспортировке грузов сторонним организациям, к нему может прикладывается .
Заполнение путевых листов осуществляется на каждый день (смену), при этом шофер предварительно должен сдать этот бланк за предыдущее число. При возвращении он передает документ диспетчеру, который его отмечает в журнале регистрации, просчитывает и передает в бухгалтерию.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля
Заполнение основной части
На документе проставляется штамп компании, его дата и номер, при необходимости, серия. Заносятся данные об организации-собственнике автомобиля (арендаторе) - наименование, адрес, телефон, код регистрации в статистике ().
Ниже указывается марка автомобиля, его гаражный идентификатор, государственный номер. Здесь же записывается Ф.И.О. работника и его табельный номер, а также реквизиты водительского удостоверения, класс водителя.
Если организация занимается регулируемой деятельностью по перевозке грузов, то на автомобиль она должна в соответствующих графах указывать данные лицензионной карточки.
В таблице «Работа водителя и автомобиля» диспетчер проставляет ожидаемые время и даты отправки и возвращения, а механик записывает показание спидометра в начале и конце дня, фактическое время выезда из гаража и возвращения машины.
В табличке «Движение горючего» диспетчер указывает заправляемый вид топлива, применяемые при расчете коэффициенты (зимнее время, поездки в городе и т. д.), заправщик заносит данные о количестве залитого топлива, при возврате - сколько литров сдано. Механик в данном разделе отражает информацию о произведенных замерах горючего в баке, а также работе специализированного оборудования.
В таблице «Задание водителю» ответственное лицо указывает название и адрес места работы автомобиля, время, количество ездок, выставляет литраж необходимой заправки, делает отметку о проверке водительских прав и после этого подписывает путевой лист.
Ниже инспектор по предрейсовому медосмотру ставит свой допуск.
Механик после проверки исправности передает в пользование автомобиль водителю, это отражается соответствующими подписями, так же как и при возвращении. Если при выполнении задания что-то случилось, например, авария, то заполняются особые отметки.
Заполнение отрывного талона
Путевка грузовой машины форма 4-п имеет отрывные талоны, предназначенные для заказчиков. Лицевая сторона заполняется диспетчером, который заносит данные о путевом листе, фактическом выполнении задания (часы, км, тонн и т. д.), а также рассчитывает сумму оплаты за услуги по доставке. Вторая сторона оформляется в организации-заказчика и отражает информацию об автомобиле, данные о его работе, организации исполнителе, водителе, приложенных документах и т. д.
При расчете талон отрывается и передается вместе документами на оплату контрагенту. Для предприятия-исполнителя остается оборотная сторона путевки, на которой аналогичные записи делает заказчик. Здесь отражается время прибытия и убытия машины, приложенные документы и их количество и другое. Эти данные заказчик подтверждает подписью ответственного лица и своей печатью.
В разделе «Таксировка» диспетчер просчитывает расход топлива с учетом действующих норм, проставляя далее в таблицах время работы, километраж, перевезенный тоннаж и т. д.
При необходимости делается расчет зарплаты шоферу.
Во время выполнения задания могут возникать простои, информация о них фиксируется в соответствующем разделе.
Диспетчер или бухгалтер на обороте путевого листа так же как и в отрывной части производит расчет оплаты за услуги по доставке.
Документ подписывает руководитель структурного подразделения или организации.
Нюансы
Фирмами при грузовых перевозках для собственных нужд чаще всего используется межотраслевая форма путевого листа 4 с.
При перевозке грузов оформляют путевой лист грузового автомобиля. Для этого документа предусмотрена унифицированная форма, но разрешено использовать и свой бланк. Скачать бланк путевого листа грузового автомобиля по форме 4-П можно в статье.
Зачем нужен путевой лист или бланк 4-П
Путевой лист грузового автомобиля по форме 4-П – первичный документ, в котором записаны показатели учета рабочего времени водителя, данные о движении топлива в баке автомобиля, а также тарифы и дата доставки груза. В работе бухгалтеры используют документ для расчета и начисления заработной платы водителю, списания расходов на ГСМ и проведения расчетов за транспортировку грузов с контрагентами.
Обязательно ли применять бланк по форме 4-П
Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако применять эти бланки обязаны лишь автотранспортные предприятия. Поэтому компания вправе разработать свои формы.
Как правило, компании разрабатывают собственные бланки на основе унифицированной формы 4-п. В этом случае в реквизиты документа вносят незначительные поправки с учетом специфики деятельности организации.
Если же вы решите самостоятельно разработать бланк путевого листа, то обязательно включите в него обязательные реквизиты, которые предусмотрены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Всего таких реквизитов пять:
- наименование и номер документа;
- срок действия путевого листа;
- данные о транспортном средстве;
- информация о собственнике машины;
- сведения о водителе.
Кроме того, собственные формы должны отвечать всем требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Как заполнить бланк путевого листа по форме 4-П
Заполните бланк путевого листа грузового автомобиля по форме 4-п с двух сторон. На лицевой стороне запишите реквизиты организации, информацию об автомобиле и водителе.
Затем заполните таблицу с заданием, которое поручили водителю и тарифами на перевозку. Оформленный документ передайте медицинскому сотруднику для фиксации данных медосмотра.
После этого заполните данные о техническом состоянии транспорта, выезде и заезде машины и остатках ГСМ. Эти данные заполняет контролер, который проводит осмотр автомобиля.
На обратной стороне документа заполните сведения о заказчике и маршруте. Также необходимо продублировать информацию о тарифе
« До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика. Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа. Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон).... »
Организации, на балансе которых числятся грузовые автомобили, ежедневно обязаны заполнять путевые листы. В процессе работы каждого грузового фургона водитель имеет при себе данный документ. Он отражает работу машины, по нему производится , проделанных работ и рассчитывается оплата труда водителю. Для учета работы грузовика, выезжающего на объект нерегулярно (для выполнения одного-двух заказов), применяется форма №4-П. Как правильно заполнить данный бланк?
Основные правила и нормативы
Путевой лист грузового автомобиля № 4-П заполняется в случае применения повременного тарифа для оплаты работ машины. В течение одной смены грузовик выполняет выезды не более чем по двум заказам (объектам). Типовая межотраслевая форма № 4 утверждена Постановлением Госкомстата № 78 и должна отвечать требованиям Приказа Минтранса № 152 .
В начале рабочего дня путевой лист уполномоченное лицо (диспетчер). Бланк выдается при условии, что лист за прошедшую смену уже сдан в организацию для учета. Отрывные листы и оборотная сторона документа заполняются партнером (заказчиком). Они являются основным подтверждением факта выполнения работ и служат основанием для оплаты. К конечному счету обязательно прикладывается отрывной талон.
Основная часть путевого листа остается у владельца автотранспортной компании. На основе листа ведется учет проделанной работы грузовиком за смену. Все бланки в базе организации вместе с товарно-транспортной документацией и представляются налоговикам для проверки.
Как заполнить документ
Основная часть бланка содержит:
- Название организации.
- Дату выдачи, номер документа.
- Код работ, на которых задействован грузовик.
- Наименование груза.
- Все сведения об автомобиле и водителе.
- Срок действия путевого листа.
- Данные о лицензии на грузоперевозку (если она имеется).
- Время выезда грузовика на место погрузки (разгрузки) и возвращения на базу организации.
- Месторасположение заказчика, время поступления машины в его распоряжение.
- Километраж, пройденный машиной за время выполнения работ.
Пример (образец заполнения) бланка можно посмотреть по ссылке .
Обязательными к заполнению являются графы, предназначенные для внесения информации до выезда машины из гаража и во время ее движения по маршруту.
До выезда диспетчер фиксирует в бланке объем ГСМ, выданных водителю (с учетом остатка в топливном баке за предыдущую смену). Производится оформление показаний спидометра, ставится отметка о состоянии машины, заверенная подписью автомеханика.
Порядок внесения информации в путевой лист предусматривает , пройденном водителем до начала рабочего дня. Также фиксируется время начала работы машины. Бланк подписывается всеми лицами, проводившими его заполнение. После этого водитель принимает машину и расписывается в путевом листе.
Во время движения по маршруту водитель не имеет права вносить поправки в документ.
Изменения в путевом листе осуществляет только заказчик. Он прописывает номера накладных, прикрепленных к документу. Также в бланк вносится информация о простое машины и его причинах. Если возникли правонарушения, инспектор ГИБДД имеет право фиксировать их в определенной графе бланка.
По возвращении машины на базу водитель предъявляет документацию диспетчеру. Он производит расчет километража, затраченного горючего, передает документ в бухгалтерию, на основании которого начисляется водителю. Окончание работы для грузовика подтверждается подписью водителя, который ставит машину на место стоянки до следующей смены.
Бесплатно скачать бланк 4-П можно .
Подведем итоги
Никаких сложностей в процессе оформления путевого листа возникнуть не должно. Все графы формы несут информацию о грузе, водителе и запланированной работе на маршруте. В случае неправильного заполнения бланка он считается недействительным. Отсутствие путевого листа при выполнении грузоперевозки чревато штрафными санкциями в соответствии со ст. 12.3 КоАП РФ.